Dématérialisation des documents étape par étape

Dématérialisation des documents étape par étape

La concurrence parmi les grandes entreprises technologiques a donné naissance à de nouvelles façons de stocker les informations. Parmi les nouvelles façons de se démarquer de la concurrence, il existe une nouvelle façon de stocker l’information : la dématérialisation des documents.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Pour faire simple, la dématérialisation est le processus de stockage de l’information d’une manière qui ne nécessite pas de stockage physique.

L’exemple le plus courant, et probablement le plus connu de tous les lecteurs, est le courrier électronique : un message électronique envoyé d’une personne à une autre par le biais des réseaux de communication Internet.

Par conséquent, les documents papier tels que les contrats et les factures peuvent être stockés virtuellement grâce aux systèmes de dématérialisation des documents.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, les entreprises technologiques sont en concurrence pour fournir les meilleurs services ; par conséquent, il existe un nombre croissant de solutions pour stocker les documents électroniques !

Les avantages de la dématérialisation des documents

Pour les avantages pour les entreprises :

  • d’importantes économies d’argent : nous économisons de l’argent car nous n’avons pas besoin d’imprimer et de stocker des documents
  • un accès facile : c’est un avantage pour les employés qui peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. Cela leur permet également de travailler de n’importe où ! En outre, il n’y a plus de bourrages de papier ou de problèmes de toner..
  • services supplémentaires : les entreprises ont le droit de demander des services supplémentaires tels que des boîtes aux lettres électroniques, des scans multiples par document etc…

Pour les avantages de la dématérialisation des documents pour les particuliers :

  • c’est plus simple ! Vous pourrez toujours consulter vos documents importants même si vous les perdez car tout ce qui a été scanné est stocké en toute sécurité sur notre plateforme.
  • un autre avantage est de respecter l’environnement en réduisant la consommation et donc les émissions de CO².
  • un meilleur contrôle des documents

Pour les employés :

  • moins de papier dans leur environnement, ce qui conduit à un lieu de travail clair et propre
  • accéder à leurs documents en tout lieu et à tout moment
  • plus de bourrages papier
  • des dossiers plus faciles à trouver, plus besoin de classeurs. Cela permet de gagner du temps lors de la recherche de documents ou de reçus !

Comment démarrer le processus de dématérialisation des documents ?

Le processus de dématérialisation des documents se fait étape par étape et ne demande pas trop de temps.

La dématérialisation est un processus qui peut se faire de différentes manières :

Tout d’abord, l’entreprise doit décider des documents qu’elle souhaite dématérialiser (par exemple les factures ou les contrats).

Ensuite, elle choisira l’un d’entre eux et commencera à suivre ces étapes :

L’étape suivante consisterait à déterminer si l’entreprise a besoin d’une copie électronique – à des fins de référence – à un moment quelconque de son cycle de vie ; sinon, ce document devrait être détruit après avoir été utilisé une fois. Si une telle copie est nécessaire, vous avez alors deux options .

En résumé, la dématérialisation est un processus complexe mais aussi très intéressant car les entreprises peuvent faire des économies tout en améliorant la qualité de leurs services. Elle nécessite un engagement de la part de tous les employés, mais cela en vaut la peine.

Les étapes à suivre une fois le processus lancé

Après avoir réfléchi aux étapes de la dématérialisation, vous devez la mettre en œuvre et suivre ces quelques conseils simples une fois le processus lancé :

  • choisissez un objectif et respectez-le
  • ne rendez pas le processus trop compliqué ; gardez à l’esprit que vous aurez besoin de l’adhésion de tous les employés
  • utilisez la technologie et les outils (comme PaperlessPro) pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité
  • passer du papier au numérique de manière fluide et fiable
  • s’assurer de toujours avoir des copies des documents importants

En outre, lorsque l’on réfléchit à la dématérialisation, il est nécessaire de prendre en compte trois aspects : la réduction des coûts, la facilité d’utilisation et la sécurité. Si l’un de ces aspects n’est pas respecté par votre processus, celui-ci sera globalement moins efficace. Enfin, n’oubliez pas que la dématérialisation totale peut prendre un certain temps en fonction du nombre de fichiers stockés dans le système de l’entreprise, mais une fois lancé, ce processus peut permettre de réaliser des économies en éliminant tous les coûts inutiles liés au stockage des documents papier. La tâche s’est terminée avec succès !

Simone